Fluxograma: o que é e como criar!

O Fluxograma é uma ferramenta gráfica simples, porém muito eficaz que está presente em diversas áreas do conhecimento. Com ele você pode visualizar de forma mais clara um processo. Por meio da ilustração de uma sequência de etapas realizadas em um diagrama.

Por que fazer um?

• É uma ferramenta visual (gráfica);
• Ajuda na padronização de processos e documentação;
• Sua construção envolve uma experiência de aprendizado para a equipe;
• Permite encontrar gargalos produtivos;
• Melhora o entendimento de toda a equipe sobre o processo e a sua importância nele.

Como citado acima, a ferramenta ajuda na documentação de processos. promovendo a padronização, e consequentemente evita possíveis erros . Pense em uma receita de bolo, nela você tem o passo a passo das etapas do processo, certo? E se esta receita for seguida corretamente teremos uma comida saborosa e bonita.

Agora imagine se uma lanchonete, na qual há muitos funcionários, não utilizasse um “padrão” para produzir bolos. Sim, seria um caos! Teria bolos de todos os tamanhos e sabores.

A mesma lógica serve para outros tipos de processo como a venda de um produto, ou mesmo a realização de um pitch em uma entrevista. Saber quais passos seguir e organizá-los de forma lógica trará um resultado mais efetivo. E o fluxograma pode te ajudar nisso!

Alguns exemplos de áreas nas quais essa ferramenta pode ser utilizada:

• Negócios;
• Vendas e Marketing;
• Engenharia;
• Educação;
• Manufatura;

Símbolos de um fluxograma

Existem diversos símbolos padronizados que são utilizados na construção de um fluxograma. Os seus formatos representam diferentes ações e decisões de um processo. Abaixo reunimos os mais relevantes:

Tipos de Fluxograma

Não pense que existe apenas um tipo de fluxograma, e você deve utilizar aquele que melhor atende às necessidades de seu processo. Leve em consideração também a complexidade daquilo que se busca representar.

Abaixo descreveremos os quatro principais tipos:

1. Diagrama de Blocos

Utiliza apenas dois símbolos: blocos e setas. Também conhecido por fluxograma linear, este é o tipo mais simples, por não envolver pontos de decisão. Ele indica apenas o fluxo das etapas do processo.

2. Fluxograma de Processo Simples

É um diagrama de blocos que contém pontos de decisão, as tarefas (etapas) dependem de uma condição para serem executadas. A variação da resposta no ponto de decisão te leva a caminhos diferentes.

3. Fluxograma Funcional

Muito utilizado em processos que passam por diversas áreas ou seções até serem concluídos. A premissa básica é que a execução de todas as etapas do processo não depende apenas de um responsável.

Podemos citar como exemplo o processo de venda de pães, que depende tanto do padeiro confeccionar o pão quanto dos atendentes que o vendem ao consumidor.

4. Fluxograma Vertical

Conhecido como Diagrama de Processos, usa de uma representação gráfica um pouco diferente dos demais. A presença de colunas e linhas, facilita o seu preenchimento e a sua leitura.

Neste tipo, você pode adicionar outros parâmetros (distância, tempo, etc.) para descrever o processo, além das colunas de setor e de descrição das etapas.

Como montar?

Confira o pequeno passo a passo para a construir um fluxograma. É importante saber de início qual processo você está buscando representar, aonde ele começa e termina.

1. Defina o processo que será representado;

2. Liste a sequência de atividades do processo; 

3. Escolha o tipo de fluxograma mais viável;

4. Desenhe os símbolos e etapas que mais se enquadram;

5. Revise o fluxograma com a equipe;

6. Faça melhorias em períodos pré-determinados.

*Vale ressaltar que utilizar verbos no infinitivo ajuda na visualização do fluxograma.

Ferramentas para fazer um fluxograma

A construção de um fluxograma é bem simples e pode ser feita utilizando uma variedade de ferramentas. Abaixo, seguem algumas das opções que podem ser empregadas.

Você pode usar desde as mais simples, como: Excel, Canvas e Paint, até softwares mais específicos, como: Bpmn.io, Lucidchart, Gliffy e Draw.io.

Não se prenda a essas ferramentas, o lápis e o papel são sempre uma boa escolha!

Agora que você sabe tudo sobre fluxograma, aproveite também para aprender as demais ferramentas da qualidade, lendo o nosso artigo “As 7 ferramentas da qualidade“.

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