Matriz Eisenhower
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Matriz de Eisenhower: como priorizar tarefas e produzir mais

Ser organizado é um desafio para qualquer pessoa. Imagina como seria ter uma ferramenta para auxiliar você a priorizar suas tarefas? Ela existe! Entenda como utilizar a Matriz Eisenhower.

Ser organizado em tempos de home office é um desafio para qualquer pessoa. São tantas coisas para fazer que nem sabemos por onde começar. Por isso trouxemos aqui uma ferramenta muito útil.

A Matriz de Eisenhower, ou matriz urgente importante, ou também conhecida como matriz de prioridade, pode ajudar você em muitos aspectos. Esse diagrama pode ser útil desde aprimorar a priorização de tarefas até tomar decisões sobre como usar o tempo com mais assertividade, com ele você vai priorizar melhor suas atividades.

Dwight Eisenhower é o criado dessa ferramenta – ele foi o 34º presidente dos Estados Unidos. A matriz funciona para orientar os processos de tomada de decisão facilitando a priorização, e pode ser usada até mesmo nas empresas. 

Nos anos 80, historiadores elegeram Dwight  como um dos dez melhores presidentes americanos destacando sua atuação em causas urgentes e importantes da época como a Guerra da Coreia e a rivalidade entre os Estados Unidos e a União Soviética. Ao que tudo indica, o método eisenhower foi bastante utilizada no mandato (1953–1961) para administração do tempo e das prioridades.

No diagrama de eisenhower você terá visibilidade do que precisa ser feito, e a ordem de trabalho. Você organiza as atividades pelo seu grau de urgência e importância. E isso evita que você perca tempo, ou se disperse, com tarefas que não deveriam ser prioritárias. Com a ajuda desse sistema eficiente, você tem visibilidade das tarefas de forma simples.

Matriz de Eisenhower exemplo e template para download

COMO EISENHOWER NOS ENSINA A DIFERENÇA ENTRE URGENTE E IMPORTANTE

Você não tem todo o tempo do mundo para executar tudo da sua lista de tarefas. É preciso priorizar as atividades ao longo do dia, para focar a atenção nas coisas que importam de verdade.

Ter uma lista com muitas tarefas pode te causar ansiedade ou stress, falta de foco e queda de produtividade. Usar o método eisenhower para priorizar o que você precisa fazer é uma boa prática usada por pessoas altamente eficazes.

Além disso, através da Matriz de Eisenhower te ajuda a organizar todas as tarefas de acordo com dois requisitos simples e objetivos: importância e urgência.

Se as tarefas forem significativas para sua vida, se elas trazem resultados relevantes, não importa se no curto, médio ou longo prazo, essa é uma tarefa que deve ser classificada como importante.

Já se o prazo para executar uma tarefa está terminando, ou é uma demanda que surgiu de repente, de forma imprevisível, e precisa da sua atenção para não causar danos, essa é uma situação urgente (famosas situações de “apagar incêndios”).

Resumindo

Tarefas importantes estão diretamente ligadas ao alcance de uma meta ou objetivo específico.
Já as tarefas urgentes estão intimamente relacionadas ao prazo estabelecido para sua realização.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DA MATRIZ DE EISENHOWER?

  • Clareza das atividades — você sabe por onde começar;
  • Melhora sua produtividade — você entrega mais valor;
  • Decisões mais assertivas — você passa a ter critérios claros para tomar decisões;
  • Resolução de problemas — você tem foco para se dedicar ao que realmente importa;
  • Agilidade na execução de tarefas — você foca sua atenção no que é preciso;
  • Priorização das atividades em equipe para cumprir objetivos corporativos — você transmite clareza e foco para seu time;
  • Gasto de energia de maneira mais assertiva — você não perde tempo em atividades desnecessárias;
  • Redução da ansiedade — você planeja e vê o que deve ser feito, em qual ordem e o que pode ser eliminado.

CONSTRUINDO A MATRIZ DE EISENHOWER EM 4 PASSOS

Passo 1

Comece fazendo uma lista das atividades que você pretende colocar na matriz. Pode ser sua lista de tarefas da semana, uma lista de atividades da sua equipe, ou de um projeto específico.

Passo 2

Passe pela lista classificando cada tarefa:

  1. A tarefa é importante? Sim ou não.
  2. É uma tarefa urgente? Sim ou não.

Em alguns casos você pode também organizar em níveis de importância e encaixar na matriz de acordo com essa ordem. Mas esse é um passo mais avançado. Recomendamos que você comece com a versão mais objetiva suficiente para a maioria das tarefas que lidamos no cotidiano.

Passo 3

Agora é a hora de desenhar a matriz. Desenhe um quadrado e divida ao meio na horizontal e na vertical, como dois eixos que formando 4 quadrantes.
Nesse caso a linha vertical vai representar a importância das tarefas e a horizontal, a urgência. Veja o esquema que colocamos abaixo.

Matriz Eisenhower ou matriz urgente importante

Passo 4

Comece a preencher sua matriz agora. Coloque todas as tarefas que você listou e classificou no passo 2.

  1. Tudo o que for urgente e importante vai no primeiro quadrante, e você precisa prioriza-los. Lembrando que são atividades que te ajudam a alcançar objetivos (importante) e possuem um prazo próximo de vencer (urgente). Essas atividades não poderão ser adiadas. Faça já!
  2. Tudo que for importante e não for urgente, vai no segundo quadrante. Nesse caso você poderá agendar o melhor momento para realizar. Essas são atividades que você ainda tem prazo para entregar e elas contribuem para alcançar algum objetivo maior. Coloque na agenda.
  3. As tarefas que não são importantes, porém são urgentes pertencem ao terceiro quadrante. Esse é o quadrante das tarefas que podem ser delegadas. Tarefas que não contribuem diretamente para um objetivo específico seu, podem, e devem ser delegadas para outra pessoa executá-la. Porém, lembre que é uma tarefa urgente! Existe um prazo a ser cumprido, portanto, seja específico ao passar a tarefa para alguém, deixe claro suas expectativas e o prazo que deve ser cumprido.
  4. E finalmente as atividades que não são importantes e também não são urgentes ficarão no quarto quadrante. Elas podem ser eliminadas da sua lista de tarefa, ou, no máximo, arquivadas para outro momento. Essas tarefas não contribuem para alcançar uma meta e não têm prazo para conclusão, portanto podem ser arquivadas ou até eliminadas.

COMO USAR A MATRIZ DE EISENHOWER?

Como você viu nos passos anteriores, a Matriz de Eisenhower pode te ajudar muito a orientar seu foco para as atividades que interessa, concentrando-se naquilo que vai gerar realmente resultado.

Por fim, saiba que você pode encontrar vários modelos e templates para a Matriz de Eisenhower online, mas para facilitar sua vida, vamos disponibilizar um modelo bem simples. Nesse arquivo você vai encontrar um exemplo de matriz urgente importante já preenchido, com as tarefas distribuídas em cada quadrante. Assim você terá uma ideia de como começar a fazer a sua.

Baixe o arquivo e comece já a organizar sua lista de tarefas. O próximo passo é simples: classificar cada tarefa como importante e urgente, e elas serão distribuídas em cada quadrante do diagrama, automaticamente! 

Bem mais fácil né? Comece logo a entregar mais valor no trabalho e ser mais assertivo no uso do seu tempo.

Posted by
Juliana Romualdo

Analista de marketing de conteúdo na DNC. Paranoica por excelência! Pesquisando, produzindo e aprendendo diariamente.

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