Metodologia, Projetos

O que é Scrum? Saiba como aplicá-lo!

Conheça fundamentos e práticas deste método revolucionário para começar a aplicar JÁ no seu dia a dia. E prepare-se para ficar chocado ao desconstruir alguns conceitos…

Aumentar a produtividade na metade do tempo?
É isso mesmo, Scrum?… Digo, produção?*

SIM! Conheça fundamentos e práticas deste framework chamado Scrum (revolucionário) para começar a aplicar JÁ no seu dia a dia. E prepare-se para ficar chocado ao desconstruir alguns conceitos…

Scrum é, basicamente, uma abordagem que foi desenvolvida para ser aplicada à gestão de projetos de software, e hoje é muito usada na gestão de qualquer tipo de projeto. Essa metodologia foi desenvolvida pelo americano Jeff Sutherland que, como piloto da aeronáutica na época, se inspirou no grande desafio de pousar um avião. Isso porque, de acordo com ele, pousar um avião consiste no fato de que não existe uma fórmula fixa para fazer isso.

Ou seja, a todo momento, o piloto precisa fazer ajustes para adequar diversos aspectos para cada pouso. O mesmo vale para um projeto, que envolve uma grande complexidade de atividades e a sua respectiva equipe.

Resumidamente, o Scrum propõe que um projeto seja dividido em etapas de atividades com seus devidos períodos de duração, além de reuniões frequentes para que a equipe troque experiências, acompanhe e otimize os processos com mais agilidade. Assim, como no caso do avião, este método propõe sugere que o projeto seja acompanhado de perto e passe por mudanças de planejamento a todo momento, de forma flexível e fora da caixa.

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Sugestão: assista o vídeo do TEDx em que o criador do Scrum fala sobre sua inspiração para desenvolver a técnica.

No Scrum, os projetos são dividos em ciclos (normalmente mensais) chamados de Sprints, que são como secções ou subdivisões do projeto em questão. São definidos períodos delimitados de tempo para executar as atividades, chamados de Time Box, com o fim de definir concretamente a quantidade de tempo para cada atividade, separadamente.

O conjunto de atividades do projeto é chamado de Product Backlog, ou só Backlog, que é como uma lista que reúne todas as ações em níveis de prioridade. No início de cada Sprint, faz-se um Sprint Planning Meeting, ou seja, uma reunião de planejamento na qual o responsável em priorizar os itens do Backlog seleciona, junto à equipe, as atividades que serão realizadas e implementadas durante o Sprint que se inicia.

Na prática: Quando você tem uma pancada de coisas pra fazer (esse é o seu Backlog, ou Product Backlog. A ideia é selecionar algumas delas, determinar prioridade e tempo (por exemplo, uma semana) para a resolução de CADA UMA delas, uma por vez. É o seu “TO DO” semanal, no caso.

Agora, vamos às técnicas:

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#1 – O Conceito de multitasking: esqueça o que você achava que sabia

Em um experimento realizado nos cursos de Scrum Master oferecido nos Estados Unidos pelo próprio Jeff, criador da metodologia, comprova a invalidez da ideia de que ser multitasking é algo produtivo.

O experimento tinha como objetivo mostrar o conceito falho do multitasking. Os alunos tinham que montar 3 objetos com peças de lego de duas formas diferentes. Em uma delas, os alunos montavam parcialmente o primeiro e já passavam para o segundo objeto, que também foi montado parcialmente já que migravam para o terceiro objeto antes de terminar o segundo e o primeiro. Ou seja, os alunos fizeram os 3 ao mesmo tempo, e isso foi cronometrado.

Na outra rodada, os alunos fizeram um objeto por vez, respeitando a ordem de acabando o anterior para passar para o próximo.

Resultado: nesta rodada, o tempo foi ridiculamente MENOR do que na outra. O que quebra nosso conceito de multitasking que teoricamente é mais produtivo do que o conceito de fazer cada coisa por vez.

Sabe por que? Porque acontece um fenômeno chamado Mudança de contexto: em cada mudança de atividade, você perde cerca de 20% de produtividade. Isso acontece porque por volta de 98% das pessoas NÃO possuem essa habilidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Os outros 2% são um pouco acima da média e conseguem não perder produtividade.

Na prática: Portanto, não perca mais tempo tentando fazer tudo junto. Respire fundo, se organize e priorize suas atividades (junto à equipe, se houver). Depois disso, realize cada uma delas separadamente, com atenção e sem pensar na próxima.

#2 – Equipes pequenas: a chave para a sinergia

Em empresas grandes, é comum existirem grandes equipes de 70, 80 pessoas para a consolidação de um produto, por exemplo. O Scrum afirma que é muito mais efetivo estar em pequenos times de 5 ou no máximo 9 pessoas.

Por que?

Existe um conceito chamado canais de comunicação: quanto maior o número de pessoas envolvidas, maior a quantidade de interação (ou de canal de comunicação), o que deixa tudo mais complexo. A ideia de ter times menores é diminuir a quantidade de canais de comunicação para que as atividades fluam melhor. Isso otimiza o tempo e a energia que são gastos para gerenciar um time.

Na prática: em um trabalho da faculdade, por exemplo. Pode ter até 6 pessoas no grupo. Por que não fazer em 3? Ou outra opção bem interessante é: por que não fazer pares entre os participantes do grupo?

Esse conceito de formar pares dentro do time chama Pair programming, que é a programação em pares dentre a equipe. Isso porque a sincronia e efetividade em um “grupo” de dois é muito mais alta e a divisão de tarefas fica muito mais organizada e clara.

#3 – Experimentação X Planejamento: menos é mais

Os métodos de planejamentos tradicionais, seja ele cascata ou por OKRs, sugerem uma abordagem bem detalhada de cada etapa do planejamento de projetos. Muitas vezes, isso pode significar falhas e um gasto desnecessário de tempo.

O diferencial do modelo de planejamento ágil do Scrum é que ele é baseado no que já foi visto e experimentado. Ou seja, usa-se como base situações semelhantes para estimar o tempo, recursos e complexidade do projeto questão. É usado inclusive ferramentas simples para análise de complexidade das atividades com números que servem de comparativos para cada uma.

Essa técnica de comparação e valorização da experiência anterior cria estimativas baseadas na experimentação e isso é muito interessante para agilizar processos. A utilização dessas ideias contribui para uma qualidade crescente na sinergia da equipe e na entrega de resultados. O Scrum promove uma clareza e alinhamento de ideias, o que contribui para a agilidade e eficácia nas tarefas de uma organização. 

Na prática: Se alguém demorou 30 minutos para pintar uma parede, você pode se basear no histórico observado para projetar uma estimativa de tempo e esforço, por exemplo. Logo, para pintar duas paredes, você provavelmente vai gastar cerca de uma hora, e não vai ter que montar um cronograma ou um planejamento mais detalhado para imaginar quanto tempo irá gastar… graças à observação e projeção.

#4 – Quick meeting: Agilidade e fluidez

Existe também o Daily Scrum, que é uma reunião (preferencialmente) diária, de 15 minutos, que serve para discutir o que foi feito, qual o plano para as próximas 24 horas, e quais impedimentos podem travar o time de avançar. Serve para empresas, para uma equipe de trabalho de faculdade, um grupo de viagens, etc.

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Na prática: Essas pequenas reuniões melhoram a comunicação e o engajamento da equipe, rastreia os riscos, corrige os rumos e ainda proporciona o uso dos 3 pilares do Scruma inspeção (do progresso), a adaptação (ajustes de acordo com as circunstâncias) e a transparência (todos sabem o que está acontecendo).

**Como o método do Scrum pode ajudar o dia a dia das pessoas**

Basicamente, o alinhamento entre os integrantes da equipe os une e estimula a todos para que dediquem força e energia para um mesmo objetivo. Os resultados são:

– Unificação de propósitos

– Clareza de objetivo

– Alinhamento de ideias

– Fluidez e rapidez

Podemos entender, portanto, que o método tradicional para projetos gera um número enorme de relatórios, gráficos, estatísticas e outros documentos. E, por sua vez, o método Scrum se baseia em ideias simples para unir equipes para o mesmo propósito, proporcionando aos seus projetos ganhos de produtividade de até 1.200%.

Este é mais um exemplo instigante sobre como ideias fora da caixa e técnicas que fogem do padrão estão mudando a maneira como vivemos e trabalhamos, não só no âmbito profissional, mas em qualquer um que envolva algum tipo de projeto.

Legal, né?

Caso tenha se interessado, não deixe de conferir nossos módulos GRATUITOS do nosso curso de Scrum (desça a página até o módulo 1) para se aprofundar mais neste framework!

Autora: Priscila D’Avillar